Persónuverndarstefna
Síðast uppfært: 27. október 2026
Gildistökudagur: 11. nóvember 2026
Þessi Persónuverndarstefna útskýrir hvernig Bella Books ehf. ("Bella Books", "við", "okkur", "okkar") safnar, notar, miðlar og verndar persónuupplýsingar í tengslum við Bella Books þjónustuna ("Þjónustan").
Við skuldbindum okkur til að vinna persónuupplýsingar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti í samræmi við reglugerð (ESB) 2016/679 ("GDPR") og lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Ef ákvæði þessarar stefnu stangast á við ófrávíkjanleg íslensk lög um persónuvernd ganga þau lög framar.
1. Hver við erum (ábyrgðaraðili)
Ábyrgðaraðili persónuupplýsinga sem við vinnum til að veita og reka Þjónustuna er:
Bella Books ehf.
Kennitala: 510825-0710
VSK-númer: 159872
Dalsbyggð 10, 210 Garðabær, Íslandi
Almennur tengiliður: info@bellabooks.ai
Lagalegur tengiliður: legal@bellabooks.ai
Persónuverndartengiliður: privacy@bellabooks.ai
Að því er varðar persónuupplýsingar sem eru hluti af Gögnum viðskiptavinar sem viðskiptavinir okkar hlaða upp eða senda til Þjónustunnar er viðskiptavinur okkar ábyrgðaraðili og við erum vinnsluaðili fyrir hans hönd. Sjá grein 10.
2. Til hverra tekur þessi persónuverndarstefna
Þessi stefna gildir um:
- Notendur Þjónustunnar — einstaklinga sem skrá sig fyrir, skrá sig inn á eða nota Þjónustuna á annan hátt, þar á meðal kerfisstjóra, starfsmenn, verktaka og bókara viðskiptavina okkar.
- Gesti — gesti á vefsíður okkar og opinberum síðum.
- Viðskiptatengiliði — einstaklinga sem leita upplýsinga um Þjónustuna eða sem við höfum samband við í sölu-, samstarfs- eða ráðningarsamhengi.
- Undirritendur — einstaklinga sem undirrita fyrir hönd viðskiptavinar, til staðfestingar á viðskiptavini fyrir skráningu til móttöku rafrænna reikninga eða á samningum sem tengjast Þjónustunni (grein 3.6), jafnvel þótt þeir noti Þjónustuna ekki að öðru leyti.
- Þriðju aðila sem gögn um eru í Gögnum viðskiptavinar — til dæmis birgja, viðskiptavini og starfsmenn viðskiptavina okkar, að því marki sem gögn þeirra eru hluti af reikningum, tölvupósti eða öðrum skjölum sem unnin eru í gegnum Þjónustuna. Fyrir þessa þriðju aðila er viðskiptavinur okkar ábyrgðaraðili.
3. Persónuupplýsingar sem við söfnum
3.1 Aðgangs- og notendagögn
- Nafn, netfang, valið tungumál, hlutverk innan aðgangs viðskiptavinar.
- Auðkenningargögn: lykilorðshakk og valfrjálst tengt WhatsApp-númer (fyrir þau ferli sem styðja það).
- Stillingar og valkostir (t.d. bakendi gervigreindar, tungumálaval, stillingar á samþykktarferli).
- Skráning samþykkta (þar á meðal tímastimplar samþykkis þíns á Þjónustuskilmálum okkar og þessari Persónuverndarstefnu, og hakk þeirrar útgáfu sem samþykkt var).
3.2 Notkunar-, tækja- og skráarbókargögn
- IP-tala, user-agent-strengur, upplýsingar um vafra og tæki.
- Tímastimplar, heimsóttar síður, aðgerðir, eiginleikanotkun, villu- og greiningargögn.
- Auðkenningaratburðir (innskráning, útskráning, beiðnir um töfralinka).
Við notum eingöngu nauðsynlegar vafrakökur í Þjónustunni sjálfri (til dæmis lotukökur) og notum hvorki greiningar- né auglýsingatól í Þjónustunni. Markaðsvefsíða okkar notar greiningar- og auglýsingakökur og sambærilega tækni, en aðeins með samþykki þínu; sjá grein 3.7.
3.3 Innheimtugögn
- Áskriftarauðkenni þitt og áskriftarstaða sem geymd eru í innheimtukerfi þriðja aðila.
- Við hvorki geymum né vinnum greiðslukortagögn. Kortagögn eru meðhöndluð beint af Kling og þeim greiðsluvinnsluaðila sem Kling notar. Við fáum einungis táknmerki og lýsigögn áskriftar.
3.4 Gögn viðskiptavinar sem við vinnum fyrir hönd viðskiptavina okkar
Viðskiptavinir hlaða upp eða senda skjöl til Þjónustunnar — yfirleitt reikninga frá birgjum, kvittanir, yfirlit og önnur fjárhagsgögn — með vefupphleðslu, tölvupósti, WhatsApp, rafrænum reikningsmiðlara (ef tengt), í gegnum bókhaldskerfi þeirra (ef tengt), og í gegnum framtíðartengingar svo sem banka, kortalausnir og aðrar samþættingar. Gögn viðskiptavinar geta innihaldið persónuupplýsingar um starfsmenn, birgja, viðskiptavini og aðra þriðju aðila viðskiptavinarins, svo sem nöfn, netföng, símanúmer, heimilisföng, kennitölur, bankareikninganúmer og fjárhagsupplýsingar.
Við vinnum einnig gögn sem þú sendir inn í spjallaðstoðaraeiginleikann "Ask Bella!", sem geta falið í sér fyrirspurnir, skjöl sem hlaðið er upp og fyrirspurnarniðurstöður úr bókhaldskerfinu.
Fyrir þennan flokk er viðskiptavinur okkar ábyrgðaraðili og Bella Books er vinnsluaðili (sjá grein 10 og vinnslusamning okkar).
3.5 Samskipti
Tölvupóstur, skilaboð og stuðningsbeiðnir sem þú sendir okkur eða færð frá okkur, þar á meðal öll viðhengi.
Ef þú skráir þig á póstlista okkar um lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar (sjá grein 12) eða á fréttabréfið okkar geymum við netfangið og tungumálið sem þú skráðir þig með og stöðu áskriftar, hvort sem þú notar einnig Þjónustuna eða ekki.
3.6 Gögn frá þriðju aðilum
Þegar þú stillir tengingu við þriðja aðila (svo sem DK, Unimaze, banka, kortaútgefanda eða annað bókhaldskerfi eða rafrænan reikningsmiðlara) fáum við gögn frá þeirri tengingu í samræmi við heimild þína eða kerfisstjóra þíns. Þau eru unnin sem Gögn viðskiptavinar.
Við notum eSigna fyrir rafrænar undirritanir í tvennum tilvikum: áður en við skráum viðskiptavin til móttöku rafrænna reikninga í gegnum Bella Books, til að staðfesta hver má koma fram fyrir hans hönd; og þegar samningar sem tengjast Þjónustunni eru undirritaðir við okkur, svo sem þjónustusamningur, vinnslusamningur eða pöntun. Sá sem undirritar er oft ekki notandi Þjónustunnar að öðru leyti, til dæmis framkvæmdastjóri eða prókúruhafi. Hann undirritar í gegnum eSigna, vinnsluaðila okkar, með rafrænum skilríkjum Auðkennis; Auðkenni vinnur þá vinnslu sem sjálfstæður ábyrgðaraðili, samkvæmt eigin persónuverndarstefnu. Við fáum nafn hans, kennitölu, netfang og undirritaða skjalið, og staðfestum hlutverk hans í fyrirtækjaskrá. Vegna skráningar til móttöku rafrænna reikninga fær Maventa tilvísun okkar í staðfestinguna, og allar upplýsingarnar óski Maventa eftir þeim.
3.7 Markaðsvefsíða: greining og auglýsingar
Á markaðsvefsíðu okkar, bellabooks.ai, en ekki í Þjónustunni, notum við tólin sem talin eru upp hér að neðan til að skilja hvernig gestir finna og nota vefsíðuna og til að mæla og reka auglýsingar okkar.
Samþykki. Greiningar- og auglýsingatól keyra aðeins eftir að þú hefur samþykkt þau í samþykktarglugga fyrir vafrakökur á vefsíðunni. Þú getur breytt eða afturkallað samþykki þitt hvenær sem er í vafrakökustillingum vefsíðunnar. Ef þú samþykkir ekki setja þessi tól engar vafrakökur í vafrann þinn og fá engin gögn um heimsókn þína. Google Tag Manager hleðst inn í hverri heimsókn svo það geti framfylgt vali þínu. Það setur engar vafrakökur og safnar ekki greiningargögnum, en eins og við á um hvert það efni sem vefsíða hleður inn fær Google IP-tölu þína og upplýsingar um vafrann þegar það er hlaðið.
Gögn sem safnað er (aðeins með samþykki þínu): síðurnar sem þú skoðar og hvernig þú komst á vefsíðuna (vefsíðan sem vísaði þér, herferðarbreytur í tenglum og auglýsingin sem þú smelltir á, ef einhver); samskipti þín við vefsíðuna, svo sem smellir og innsend form; tæki, vafri og stýrikerfi; áætluð staðsetning þín, leidd af IP-tölu; og auðkenni vafrakaka eða tækja. Við sendum ekki það sem þú slærð inn í form á vefsíðunni (svo sem nafn eða netfang) til greiningar- eða auglýsingaþjónusta.
| Þjónustuaðili | Til hvers við notum hann | Hlutverk |
|---|---|---|
| Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) | Hleður inn og stýrir öðrum tólum á vefsíðunni í samræmi við val þitt um vafrakökur | Vinnsluaðili fyrir okkur |
| Google Analytics (Google Ireland Ltd.) | Tölfræði um vefsíðuna: hve margir koma, hvaða síður þeir skoða og hvaðan þeir koma | Vinnsluaðili fyrir okkur |
| Google Ads (Google Ireland Ltd.) | Mæla hvaða auglýsingar okkar leiða til heimsókna og kynningarbeiðna, og birta auglýsingar okkar þeim sem hafa heimsótt vefsíðuna | Sameiginlega ábyrgur með okkur fyrir söfnun á vefsíðunni; sjálfstæður ábyrgðaraðili eftir það |
| LinkedIn Ads og LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company), ef við auglýsum á LinkedIn | Það sama, á LinkedIn | Sameiginlega ábyrgur með okkur fyrir söfnun á vefsíðunni; sjálfstæður ábyrgðaraðili eftir það |
| Meta Ads og Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.), ef við auglýsum á Facebook eða Instagram | Það sama, á Facebook og Instagram | Sameiginlega ábyrgur með okkur fyrir söfnun á vefsíðunni; sjálfstæður ábyrgðaraðili eftir það |
| Pipedrive | Tengiliða- og kynningarbeiðniform á vefsíðunni, og sölukerfið þar sem við geymum það sem þú sendir inn (sjá grein 5) | Vinnsluaðili fyrir okkur |
Þar sem þjónustuaðili er sameiginlega ábyrgur með okkur nær sú sameiginlega ábyrgð til söfnunar gagna á vefsíðu okkar og miðlunar þeirra til þjónustuaðilans, samkvæmt skilmálum hans um sameiginlega ábyrgð, og þú getur neytt réttinda þinna gagnvart okkur eða þjónustuaðilanum. Það sem þjónustuaðilinn gerir síðan við gögnin, svo sem að tengja þau við aðgang þinn á vettvangi hans, er á hans eigin ábyrgð samkvæmt hans eigin persónuverndarstefnu: Google (sjá einnig hvernig Google notar upplýsingar frá vefsvæðum sem nota þjónustu þess), LinkedIn og Meta. Google, LinkedIn og Meta kunna að vinna gögn í Bandaríkjunum; sjá „Alþjóðlegir gagnaflutningar“ í grein 5.
4. Hvernig við notum persónuupplýsingar og lagagrundvöllur samkvæmt GDPR
Við vinnum persónuupplýsingar í þeim tilgangi sem sýndur er hér að neðan, með þeim lagagrundvelli sem tilgreindur er (6. gr., 1. mgr. GDPR).
| Tilgangur | Lagagrundvöllur |
|---|---|
| Veita, viðhalda, tryggja og styðja Þjónustuna; auðkenna þig; skila Úttaki; hýsa og vinna gögnin þín | Samningur (6. gr. 1. mgr. b) við þig eða vinnuveitanda þinn |
| Senda þjónustuskilaboð (innheimtu, vöru, öryggi, laga og líftíma aðgangs) | Samningur (6. gr. 1. mgr. b) |
| Vinna greiðslur og hafa umsjón með áskriftum í gegnum greiðsluþjónustu okkar | Samningur (6. gr. 1. mgr. b) og lagaskylda (6. gr. 1. mgr. c) vegna skatta- og bókhaldsskráninga |
| Staðfesta hver má koma fram fyrir hönd viðskiptavinar áður en við skráum hann til móttöku rafrænna reikninga, og láta undirrita samninga sem tengjast Þjónustunni rafrænt (grein 3.6) | Samningur (6. gr. 1. mgr. b) og lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f) — að vita hvern við skráum hjá miðlurum rafrænna reikninga og hver undirritaði fyrir viðskiptavininn |
| Uppfylla skyldur samkvæmt íslenskum lögum um bókhald, skatta og aðgerðir gegn peningaþvætti, og varðveita skráningar eins og lög kveða á um | Lagaskylda (6. gr. 1. mgr. c) |
| Fyrirbyggja svik, misnotkun og öryggisatvik; rannsaka brot; framfylgja Skilmálum okkar | Lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f) — vernd viðskiptavina okkar, Þjónustunnar og heildleika fjárhagsgagna |
| Bæta Þjónustuna (samsafnaða vörugreiningu, villuvöktun, villuleit) | Lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f). Við fínþjálfum hvorki né þjálfum okkar eigin gervigreindarlíkön eða líkön Undirvinnsluaðila okkar á Gögnum viðskiptavinar |
| Senda lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar (grein 12) til þeirra sem skrá sig | Samþykki (6. gr. 1. mgr. a), sem þú getur afturkallað með því að afskrá þig |
| Markaðssamskipti um Þjónustuna til núverandi viðskiptavina um sambærileg tilboð | Lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f), með afskráningu aðgengilegri hvenær sem er |
| Markaðssetning til áhugasamra og nýrra viðskiptatengiliða | Samþykki (6. gr. 1. mgr. a) eða lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f) þar sem það er heimilt |
| Tölfræði um vefsíðuna: skilja hvernig gestir nota markaðsvefsíðu okkar (grein 3.7) | Samþykki (6. gr. 1. mgr. a) |
| Auglýsingar: mæla auglýsingaherferðir okkar og birta auglýsingar okkar þeim sem hafa heimsótt markaðsvefsíðu okkar (grein 3.7) | Samþykki (6. gr. 1. mgr. a) |
| Reka markaðsvefsíðuna, hlaða inn tólum hennar í samræmi við val þitt um vafrakökur og halda skrá yfir það val | Lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f) og lagaskylda (6. gr. 1. mgr. c) til að geta sýnt fram á að samþykki hafi verið veitt |
| Svara lagalegum beiðnum og verjast lagalegum kröfum | Lagaskylda (6. gr. 1. mgr. c) og lögmætir hagsmunir (6. gr. 1. mgr. f) |
Við stundum ekki sjálfvirka ákvarðanatöku sem hefur lagaleg eða álíka veruleg áhrif á þig í skilningi 22. gr. GDPR. Gervigreindarhlutar Þjónustunnar framleiða tillögur sem krefjast yfirferðar og aðgerðar af þinni hálfu.
5. Undirvinnsluaðilar
Við reiðum okkur á eftirfarandi flokka Undirvinnsluaðila til að reka Þjónustuna. Hver þeirra er bundinn af skriflegum vinnslusamningi (DPA) sem veitir viðeigandi öryggisráðstafanir.
| Undirvinnsluaðili | Tilgangur | Staðsetning |
|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Skýjahýsing, gagnagrunnur, geymsluinnviðir og notkun gervigreindarmállíkana og sjónlíkana | ESB (aðalsvæði) |
| Twilio Inc. (SendGrid) | Móttaka reikninga og fylgiskjala sem send eru í Þjónustuna með tölvupósti, og sending tilkynninga úr Þjónustunni | Bandaríkin, með stöðluðum samningsákvæðum ESB |
| Pipedrive | Söluráðgjafakerfi og umsjón með áhugasömum | ESB |
| Brevo | Afhending fréttabréfa og póstlista, þar á meðal póstlistans um lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar | ESB |
| Google Workspace (Google Ireland Ltd.) | Tölvupóstur, þar á meðal samskipti við þjónustuver og rekstrartilkynningar úr Þjónustunni; dagatal og skjalasamstarf | ESB, með stöðluðum samningsákvæðum ESB |
| Kling ehf. | Áskriftarinnheimta og greiðsluvinnsla, í gegnum greiðsluvinnsluaðila sem Kling velur | Ísland |
| [e]core ehf. (eSigna) | Rafrænar undirritanir og staðfesting á þeim sem undirritar fyrir hönd viðskiptavinar (grein 3.6) | Ísland; hýst innan ESB (Þýskalandi og Írlandi); vöktunarskrár þjónustunnar í Bretlandi (á grundvelli ákvörðunar ESB um fullnægjandi vernd) |
| Maventa Oy (Inexchange, hluti af Visma-samstæðunni) | Móttaka rafrænna reikninga (Peppol-aðgangspunktur) fyrir viðskiptavini sem kjósa að taka á móti rafrænum reikningum í gegnum Bella Books | Finnland; gögn unnin innan EES |
| Enable Banking Oy | Lestur á stöðu og færslum bankareikninga viðskiptavina (leyfisskyld reikningsupplýsingaþjónusta) fyrir viðskiptavini sem tengja bankareikning við Bella Books vegna afstemmingar | Finnland; gögn unnin innan EES |
| Maesn GmbH | Tenging við Microsoft Dynamics 365 Business Central fyrir viðskiptavini sem tengja bókhaldskerfi sitt við Þjónustuna á þann hátt | Þýskaland; gögn unnin innan ESB |
| Quarter ehf. | Þjónustuborð (Cardinal): móttaka og svörun fyrirspurna til þjónustuvers í tölvupósti og spjalli, ásamt því sem fylgir þeim | Ísland; hýsing og vinnsla innan EES |
Tengingar sem þú setur upp í Þjónustunni, við bókhaldskerfi, rafræna skeytamiðlara, banka og kortafyrirtæki, MCP-biðlara og önnur gervigreindarverkfæri, senda gögn til viðtakenda samkvæmt þínum eigin samningum við þá; þeir eru ekki Undirvinnsluaðilar okkar. Þegar Bella Books tekur sjálf á móti rafrænum reikningum fyrir þig í gegnum Maventa er Maventa Undirvinnsluaðili okkar, eins og talið er upp hér að ofan. Þegar þú tengir bankareikning við Bella Books lesum við hann í gegnum Enable Banking, sem er þá Undirvinnsluaðili okkar, eins og talið er upp hér að ofan; gagnvart bankanum þínum kemur Enable Banking einnig fram sem leyfisskyldur veitandi reikningsupplýsingaþjónustu samkvæmt samþykki þínu. Tenging okkar við Microsoft Dynamics 365 Business Central fer um Maesn, sem er þá Undirvinnsluaðili okkar, eins og talið er upp hér að ofan; Business Central sjálft er þitt eigið kerfi.
Við kunnum að ráða fleiri Undirvinnsluaðila; við höldum uppfærðum lista aðgengilegum að beiðni til privacy@bellabooks.ai og veitum fyrirvara um verulegar breytingar, í vörunni og með tölvupósti til áskrifenda að póstlista okkar um lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar (sjá grein 12).
Greiningar- og auglýsingaþjónustur á markaðsvefsíðu okkar (grein 3.7) eru ekki Undirvinnsluaðilar: þær fá aldrei Gögn viðskiptavinar eða gögn um það hvernig þú notar Þjónustuna.
Alþjóðlegir gagnaflutningar
Þegar persónuupplýsingar eru fluttar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið (EES) reiðum við okkur á ákvörðun um fullnægjandi vernd þar sem hún á við (til dæmis gagnaverndarramma ESB og Bandaríkjanna (EU–U.S. Data Privacy Framework) fyrir vottaða viðtakendur í Bandaríkjunum) eða á viðeigandi öryggisráðstafanir, einkum stöðluðu samningsákvæðin sem framkvæmdastjórn ESB hefur samþykkt, með viðbótartæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum þar sem þörf krefur. Afrit af viðeigandi öryggisráðstöfun er aðgengilegt að beiðni.
6. Miðlun og birting
Við deilum persónuupplýsingum eingöngu eins og lýst er í þessari stefnu, sérstaklega með:
- Undirvinnsluaðilum eins og talið er upp í grein 5, sem starfa eftir skráðum fyrirmælum okkar.
- Heimiluðum Notendum þínum innan Bella Books-aðgangs þíns.
- Tengingum við þriðja aðila sem þú tengir, að þínum fyrirmælum.
- Greiningar- og auglýsingaþjónustum á markaðsvefsíðu okkar, eins og lýst er í grein 3.7, aðeins með samþykki þínu.
- Okkar fagráðgjöfum (lögmönnum, endurskoðendum, bókurum) bundnum af trúnaði, þar sem þörf krefur.
- Löggæslu, eftirlitsaðilum eða öðrum yfirvöldum þar sem lög, dómsúrskurður eða önnur lagaskylda krefst þess, eða þar sem við teljum með sanngirni að birting sé nauðsynleg til að vernda réttindi, eignir eða öryggi Bella Books, viðskiptavina okkar eða almennings.
- Kaupendum í tengslum við samruna, yfirtöku, endurskipulagningu eða sölu allra eða nær allra eigna okkar; sérhver slíkur viðtakandi verður bundinn af skilmálum sem eru ekki lakari en þessi stefna.
Við seljum ekki persónuupplýsingar. Við deilum vafragögnum af markaðsvefsíðu okkar með auglýsingaþjónustum aðeins með samþykki þínu, eins og lýst er í grein 3.7. Við deilum aldrei Gögnum viðskiptavinar, eða gögnum um það hvernig þú notar Þjónustuna, með auglýsingaþjónustum.
7. Varðveisla
Við geymum persónuupplýsingar aðeins svo lengi sem nauðsynlegt er til þeirra tilgangs sem lýst er í þessari stefnu, nema lengri varðveisla sé krafist eða heimil samkvæmt lögum. Sérstaklega:
- Gögn viðskiptavinar — við veitum áreiðanlega, endingargóða og örugga geymslu Gagna viðskiptavinar á áskriftartímanum. Við slit eru þau geymd í hálf-eyddu ástandi í 90 daga, á þeim tíma getur þú óskað eftir útflutningi (sjá grein 9), og eru síðan eytt eða nafnlaus gerð til frambúðar, nema þau kunni að haldast tímabundið í venjubundnum dulkóðuðum afritum okkar, sem eru skipt út á okkar staðlaða ferli. Lögbundnar kröfur um varðveislu gagna (svo sem 7 ára bókhaldsgeymsluskylda samkvæmt lögum nr. 145/1994 um bókhald) hvíla á þér sem því fyrirtæki sem rekur bókhaldið, svo vinsamlegast flyttu út öll gögn sem þú þarft til að uppfylla þær skyldur áður en 90 daga umbreytingarfresturinn rennur út.
- Aðgangs- og notendagögn eru varðveitt meðan aðgangur þinn er virkur og í hæfilegan tíma eftir það til að uppfylla lagalegar og endurskoðunarlegar skyldur.
- Okkar eigin innheimtu-, bókhalds- og skattagögn (til dæmis reikningar sem við gefum út til þín og skráningar tengdar VSK og tekjuskatti) eru varðveitt í þann tíma sem krafist er samkvæmt íslenskum lögum sem gilda um okkur sem fyrirtæki — yfirleitt 7 ár samkvæmt lögum nr. 145/1994.
- Samskipta- og stuðningsskráningar eru varðveittar í allt að 3 ár eftir síðasta samskipti, nema lengri varðveisla sé nauðsynleg af lagalegum eða varnarlegum ástæðum.
- Markaðsgögn eru varðveitt þangað til þú afskráir þig eða við ákveðum að þau séu ekki lengur nauðsynleg.
- Áskriftir að póstlistanum um lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar eru geymdar þar til þú afskráir þig.
- Greiningargögn vefsíðunnar eru geymd í Google Analytics í allt að 14 mánuði. Vafrakökur sem markaðsvefsíða okkar setur renna út eftir í mesta lagi 2 ár og þú getur eytt þeim í vafranum þínum hvenær sem er. Skrá yfir val þitt um vafrakökur er geymd svo lengi sem þörf er á til að sýna fram á að samþykki hafi verið veitt.
- Gögn um staðfestingu á viðskiptavinum (grein 3.6: undirritaða skjalið og upplýsingar um þann sem undirritar) eru varðveitt í 5 ár eftir að viðskiptavinur hættir að taka á móti rafrænum reikningum í gegnum okkur, og gögn um aðra samninga sem undirritaðir eru rafrænt jafnlengi og samningurinn sjálfur. Við geymum eigið afrit af undirritaða skjalinu; eSigna eyðir sínu afriti innan 24 mánaða.
- Netþjóna- og öryggisskráar eru varðveittar í allt að 12 mánuði, nema lengri tími sé nauðsynlegur til rannsóknar atvika.
8. Öryggi
Við beitum tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum sem hæfa áhættu, þar á meðal dulkóðun í flutningi (TLS) og í geymslu fyrir gögn sem geymd eru hjá skýjaveitanda okkar, aðgangsstýringum og lágmarksréttindareglum, auðkenningu og lotustýringu, skráningu og vöktun, og afrits- og hamfaraendurreisnarferlum. Ekkert kerfi er fullkomlega öruggt og við getum ekki ábyrgst fullkomið öryggi gagna sem flutt eru til eða frá Þjónustunni.
Ef við verðum vör við persónuupplýsingabrest sem líklegt er til að hafa í för með sér áhættu á réttindi og frelsi þitt munum við tilkynna Persónuvernd innan 72 klukkustunda frá því að við verðum vör við brestinn, eins og 33. gr. GDPR krefst, og munum tilkynna hlutaðeigandi einstaklingum eða ábyrgðaraðilum án ótilhlýðilegrar tafar þar sem 34. gr. GDPR krefst þess.
9. Réttindi þín
Með fyrirvara um skilyrði og takmarkanir GDPR og íslenskra persónuverndarlaga hefur þú rétt til að:
- Fá aðgang að persónuupplýsingum sem við geymum um þig (15. gr.).
- Fá leiðrétt rangar eða ófullkomnar persónuupplýsingar (16. gr.).
- Láta eyða persónuupplýsingum þínum við tilteknar aðstæður ("réttur til að gleymast") (17. gr.).
- Takmarka vinnslu okkar á persónuupplýsingum þínum við tilteknar aðstæður (18. gr.).
- Færanleiki gagna — fá persónuupplýsingar þínar á uppbyggðu, algengu og tölvulesanlegu formi og, þar sem það er tæknilega gerlegt, fá þær sendar til annars ábyrgðaraðila (20. gr.).
- Mótmæla vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum, þar á meðal sniðgreiningu (21. gr.).
- Afturkalla samþykki hvenær sem er þegar vinnsla byggir á samþykki, án þess að hafa áhrif á lögmæti vinnslu sem fram fór fyrir afturköllun. Fyrir vafrakökur á markaðsvefsíðu okkar getur þú gert það í vafrakökustillingum vefsíðunnar.
- Leggja fram kvörtun til Persónuverndar (personuvernd.is) eða annars þar til bærs eftirlitsyfirvalds.
Til að nýta þessi réttindi hafið samband við okkur á privacy@bellabooks.ai. Við svörum innan eins mánaðar frá móttöku beiðni þinnar, eins og 12. gr. 3. mgr. GDPR krefst. Við kunnum að framlengja þennan frest um allt að tvo mánuði til viðbótar vegna flókinna eða fjölmargra beiðna; í því tilviki tilkynnum við þér það innan eins mánaðar frá móttöku og útskýrum ástæðuna. Við kunnum að þurfa að staðfesta auðkenni þitt áður en við bregðumst við beiðni.
Ef umræddar persónuupplýsingar eru hluti af Gögnum viðskiptavinar sem geymd eru fyrir hönd viðskiptavinar okkar, vísum við beiðni þinni til þess viðskiptavinar (ábyrgðaraðilans) og aðstoðum hann við að svara.
Hægt er að sækja reikningana og fylgiskjöl þeirra í ZIP-skrá af reikningalistanum í Þjónustunni. Við uppfyllum einnig útflutningsbeiðnir handvirkt innan þess eins mánaðar frests sem fyrr er nefndur.
10. Þegar við störfum sem vinnsluaðili
Fyrir Gögn viðskiptavinar er viðskiptavinur okkar ábyrgðaraðili og Bella Books er vinnsluaðili. Í því hlutverki:
- vinnum við Gögn viðskiptavinar eingöngu samkvæmt skráðum fyrirmælum viðskiptavinarins;
- tryggjum við að starfsfólk með aðgang sé bundið af trúnaði;
- innleiðum við viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir;
- ráðum við Undirvinnsluaðila eingöngu samkvæmt skriflegum samningi sem leggur á sambærilegar persónuverndarskyldur;
- aðstoðum við viðskiptavininn við beiðnir skráðra einstaklinga, mat á áhrifum á persónuvernd og tilkynningar um persónuupplýsingabrest, að því marki sem 28. gr. GDPR krefst;
- við slit eyðum við eða skilum Gögnum viðskiptavinar eins og lýst er í grein 7, með fyrirvara um lögbundnar varðveisluskyldur.
Þessar skuldbindingar eru settar fram í vinnslusamningi okkar (DPA, birtur á íslensku, ensku og þýsku; sú tungumálaútgáfa sem eigandi samþykkir er bindandi), sem eigandi hvers viðskiptavinaaðgangs samþykkir í Þjónustunni og er hluti af viðskiptavinasamningum okkar með tilvísun.
11. Börn
Þjónustan er ekki ætluð börnum og er eingöngu ætluð fyrirtækjanotendum sem eru 18 ára eða eldri. Við söfnum ekki vitandi persónuupplýsingum um börn. Ef þú telur að við höfum óvart safnað slíkum gögnum, hafðu samband við okkur á privacy@bellabooks.ai og við eyðum þeim.
12. Breytingar á þessari stefnu
Við kunnum að uppfæra þessa stefnu af og til. Við birtum hverja uppfærslu á https://bellabooks.ai/privacy-policy með endurskoðaðri "Síðast uppfært"-dagsetningu. Óverulegar breytingar taka gildi við birtingu. Við veitum fyrirvara um verulegar breytingar þar sem því verður með sanngirni við komið: Notendur Þjónustunnar eru beðnir í vörunni að fara yfir og samþykkja uppfærða stefnu, og áskrifendur að póstlista okkar um lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar fá tilkynninguna með tölvupósti. Þar sem gildandi lög krefjast munum við afla samþykkis þíns áður en slíkar breytingar taka gildi.
Póstlisti um lagalegar uppfærslur og þjónustutilkynningar. Hver sem er getur skráð sig á þennan póstlista, hvort sem viðkomandi notar Þjónustuna eða ekki. Á honum eru sendar tilkynningar um breytingar á Þjónustuskilmálum okkar, þessari stefnu, Skilmálum vefsíðu og lista yfir Undirvinnsluaðila, og tilkynningar um aðgengi Þjónustunnar, svo sem fyrirhugað viðhald og atvik. Á honum er ekkert markaðsefni. Til að skrá þig notar þú skráningarformið á vefsíðu okkar eða skrifar á privacy@bellabooks.ai. Í hverjum tölvupósti er tengill til að afskrá sig. Nema gildandi lög krefjist annars sendum við tilkynningar um breytingar á skilmálum okkar, stefnum og Undirvinnsluaðilum með tölvupósti eingöngu til áskrifenda að þessum póstlista.
13. Gildandi tungumál
Þessi stefna er veitt á ensku og íslensku. Íslenska útgáfan er eingöngu veitt til hægðarauka; ef upp kemur ágreiningur eða misræmi milli útgáfanna tveggja gildir enska útgáfan.
14. Samband
Bella Books ehf.
Dalsbyggð 10, 210 Garðabær, Íslandi
Kennitala: 510825-0710
VSK-númer: 159872
Almennur tengiliður: info@bellabooks.ai
Lagalegur tengiliður: legal@bellabooks.ai
Persónuverndartengiliður: privacy@bellabooks.ai
Eftirlitsyfirvald: Persónuvernd, personuvernd.is.